Dalam setiap kesempatan, UPI senantiasa melaksanakan proses penjaminan mutu. Proses tersebut dilakukan secara berkesinambungan dengan berpedoman pada Permenristekdikti No 62 Tahun 2016 pasal 3, yang mengatur Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, yaitu: (1) sistem penjaminan mutu internal yang direncanakan, dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan, dan dikembangkan oleh perguruan tinggi; (2) sistem penjaminan mutu eksternal yang direncanakan, dievaluasi, dilaksanakan, dikendalikan, dan dikembangkan oleh BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) dan/atau LAM (Lembaga Akreditasi Mandiri) melalui akreditasi nasional sesuai dengan kewenangan masing-masing.
Gambar 1 merupakan Standar Nasional Pendidikan Tinggi, sebagaimana tercantum pada Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015, yang menjadi acuan pelaksanaan proses penjaminan mutu yang secara rutin dilakukan. Gambar 6.1 menggambarkan bahwa pencapaian visi, misi, tujuan, dan startegi suatu perguruan tinggi dicapai melalui pelaksanaan kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi, yaitu Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Lebih lanjut, masing-masing elemen Tridharma Perguruan tinggi didukung oleh 8 (delapan) standar, yaitu: (1) standar luaran Tridharma; (2) standar isi; (3) standar proses; (4) standar penilaian; (5) standar SDM; (6) standar fasilitas; (7) standar pembiayaan; dan (8) standar pengelolaan. Pengukuran yang dilakukan oleh setiap universitas untuk mengevaluasi ketercapaian standar-standar tersebut harus melibatkan mahasiswa.
Gambar 1. Standar Nasional Untuk Pendidikan Perguruan Tinggi
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia No. 045 Tahun 2020 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja, Satuan Penjamin Mutu (SPM) merupakan unit pelaksana sistem penjaminan mutu di tingkat universitas (UPI) dalam bidang akademik, administrasi, dan manajemen. Sementara penjaminan (pengendalian) mutu di tingkat fakultas diselenggarakan oleh Satuan Kendali Mutu (SKM). Dalam pelaksanaan tugasnya, SKM menjalankan instruksi dekan dan berkoordinasi dengan ketua program studi dalam hal penyelenggaraan penjaminan mutu di tingkat fakultas. Sedangkan system penjaminan (pengendalian) mutu pada tingkat departemen atau program studi, dilakukan oleh Gugus Kendali Mutu (GKM).
Secara lembaga, UPI melalui SPM melaksanakan proses evaluasi terhadap pencapaian mutu setiap program studi melalui kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) dengan merujuk pada Panduan AMI UPI, dimana setiap program studi membuat laporan pencapaian kinerja program studi ke universitas secara rutin setiap bulan September – Oktober setiap tahunnya. Berdasarkan Peraturan Rektor UPI Nomor 7565/UN40/HK/2019, standar mutu UPI terdiri atas standar pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, kemahasiswaan, sistem informasi, sarana dan prasarana, sumber daya manusia, perencanaan dan pengembangan, dan pelaporan. Berdasarkan standar tersebut, SPM selanjutnya menyusun instrumen yang terdiri atas 26 (dua puluh enam) standar terkait dengan standar Pembelajaran, Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kemahasiswaan, yang selanjutnya dinamakan Daftar Tilik AMI yang digunakan sebagai instrumen dalam kegiatan AMI.
Laporan pencapaian kinerja disusun oleh setiap ketua program studi bersama dengan GKM masing-masing departemen atau program studi yang didasarkan pada data pengukuran, identifikasi masalah dan akar penyebab, serta rencana tindakan korektif dan preventif dari permasalahan terkait dengan standar pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kemahasiswaan. Data pengukuran diperoleh dari pelaksanaan proses penjaminan mutu di masing-masing program studi dimulai dari perencanaan, pemantauan, evaluasi internal hingga tindakan pencegahan dan perbaikan. Setelah pelaporan, setiap program studi akan dikunjungi oleh 2 (dua) orang auditor internal yang ditugaskan oleh SPM untuk memastikan kesesuaian laporan evaluasi diri dengan pelaksanaan kegiatannya. Hasil dari audit internal selanjutnya dibahas dalam rapat tinjauan manajemen untuk perencanaan tindak lanjut atas masalah yang teridentifikasi. Keterlaksanaan tindak lanjut dan hasilnya kemudian dievaluasi kembali oleh auditor internal pada tahun berikutnya.
Untuk mengevaluasi keterlaksanaan program dan menjamin ketercapaian Indeks Kerja Utama (IKU) dan Indeks Kinerja Khusus (IKK), setiap program studi melaporkan capaiannya dua kali dalam setahun berupa laporan tengah tahun dan laporan akhir tahun. Kedua laporan tersebut, selanjutnya dikoordinasikan oleh fakultas untuk dilaporkan ke tingkat universitas (Direktorat Perencanaan dan Pengembangan-Ditrenbang) melalui http://e-reporting.upi.edu. Laporan yang diminta pada tengah tahun dan akhir tahun dijadikan bahan evaluasi oleh pimpinan fakultas/universitas dalam rangka meningkatkan kinerja pimpinan program studi dalam menjalankan program yang disampaikan dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
Berkaitan dengan sistem penjaminan mutu bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, GKM mengikuti mekanisme yang dijalankan oleh universitas melalui Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM). Secara berkala LPPM mengkoordinasikan mekanisme penjaminan mutu bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan meminta para peneliti agar melaporkan kemajuan kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat yang dilakukannya pada setiap bulan Agustus-September dan laporan akhir pada setiap bulan November-Desember baik fisik maupun digital melalui https://simlitabmas.ristekbrin.go.id/ (Ristek Dikti) dan http://litabmaslppm.upi.edu/ (dana UPI).
Sistem penjaminan mutu khusus terhadap staf dilakukan melalui pemutakhiran daftar riwayat hidup (curriculum vitae) setiap tahun. Hal ini terkait dengan kompetensi dosen, khususnya yang tercantum dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi. Selain itu, setiap dosen diwajibkan secara rutin untuk membuat laporan BKD/workload setiap semester untuk dilaporkan kepada universitas melalui http://bkd.upi.edu. Selanjutnya laporan tersebut disampaikan ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kemdikbud, setelah divalidasi oleh 2 (dua) orang asesor.
Di samping itu, setiap awal tahun, seluruh dosen maupun tenaga kependidikan (tendik) diwajibkan untuk membuat rencana Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yang kemudian dievaluasi realisasinya pada setiap akhir tahun dan menjadi bagian dari penilaian terhadap SKP yang dilengkapi dengan penilaian prilaku kerja pegawai (Orientasi Pelayanan, Integritas, Komitmen, Disiplin, Kerjasama, Kepemimpinan). Sementara, mentoring/counselling senior lecturer terhadap junior lecturer dilakukan untuk membimbing dosen-dosen muda, baik di dalam maupun di luar perkuliahan. Beberapa kegiatan yang rutin dilakukan di antaranya adalah: (1) pelaksanaan team teaching dalam kegiatan perkuliahan atau praktikum; (2) pelibatan dosen muda sebagai anggota pada penelitian atau pengabdian kepada masyarakat; (3) pelibatan dosen muda dalam publikasi ilmiah; dan (4) pemberian nasihat akademik dan non-akademik.
Selama pandemi Covid-19, proses penjaminan mutu dilakukan secara daring, mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, sampai dengan rapat tinjauan manajemen. Proses koordinasi pada kegiatan ini dilakukan melalui berbagai platform online meeting seperti Zoom, Google Meet, atau yang lainnya. Terkait dengan hal ini, dokumentasi dan validasinya pun berubah dari yang semula berbentuk fisik dan basah menjadi bentuk digital yang lebih compact.